CONSEIL EN ASSEMBLÉE ANNUELLE ET PROCURATION

Services de consultation sur les assemblées annuelles et les déclarations de procuration

Un examen gratuit de l’assemblée annuelle et de la déclaration de procuration peut vous aider à déterminer si les processus de votre entreprise sont aussi rentables et efficaces que possible. Chez Toppan Merrill, nous proposons un examen complet de votre processus afin de vous aider à identifier des stratégies pour améliorer la connectivité globale des actionnaires et respecter votre budget.

Dans le cadre de cet examen, nous nous pencherons sur votre groupe de pairs afin de partager les meilleures pratiques pour rendre votre circulaire de procuration plus contemporaine et plus facile à lire. De plus, notre équipe d’experts fournira des suggestions sur les moyens d’améliorer la communication globale avec les actionnaires et leur réactivité.

Notre examen porte sur cinq domaines clés qui ont un impact sur les émetteurs chaque année.

Gestion de projet et optimisation des délais

Examen de la production et de l’envoi

Évaluation de la notification et de l’accès

Examen des fournisseurs

Évaluation de la déclaration d’impact sur l’environnement

Mike Spelman

Avec plus de 40 ans d’expérience dans le secteur de l’impression financière et en tant que leader d’opinion reconnu dans le domaine des services et des solutions pour les assemblées annuelles, Mike est l’expert en efficacité des assemblées annuelles et des solutions de procuration de Toppan Merrill, spécialisé dans l’aide aux entreprises pour identifier les économies et améliorer la connectivité des actionnaires.

« Mon rôle chez Toppan Merrill me permet d’aider les sociétés cotées en bourse à éliminer la redondance des services et à faire des choix judicieux en matière de communication efficace avec les actionnaires. Notre mission première est de se conformer, de se connecter et de communiquer tout en réduisant leurs budgets d’AGA. »

Gestion du projet et calendrier

  • Examinez de manière proactive les dossiers, le courrier et les dates de réunion. Établissez un calendrier d’envoi des copies papier et de l’avis de disponibilité sur Internet qui fonctionne pour vous, et non pour vos agents de distribution.
  • Maintenenez une communication constante avec votre agent de transfert et vos agents de distribution. Confirmez leur compréhension de la date à laquelle ils doivent recevoir les documents relatifs au commencement.
  • Établissez un calendrier pour la production et l’envoi des formulaires d’avis de disponibilité sur Internet.
  • Contribuez à déterminer le calendrier optimal à suivre par les agents de distribution. Et non l’inverse.
  • Fournissez les moyens de réduire les excédents de matériaux en communiquant les quantités exactes d’impression entre les dates d’enregistrement et d’envoi.
  • Aidez à éviter les inefficacités du flux de travail qui ont un impact sur le calendrier et les délais de livraison.

Production et publipostage

  • Réduisez les coûts grâce à des recommandations de production et de matériaux qui ne compromettront pas l’intégrité de vos documents.
  • Identifiez des méthodes plus rentables et efficaces pour l’envoi des formulaires complets et des formulaires de notification.
  • Fournissez les meilleures pratiques de mise en page et de formatage, ce qui permet souvent de réduire la pagination de 10 à 15 %.
  • Identifiez les stratégies permettant de maximiser la livrabilité tout en minimisant les frais d’affranchissement.
  • Fournissez des conseils sur les meilleures pratiques pour éviter les surprises en comprenant efficacement comment la portée du projet en cours a un impact sur les coûts de production et d’envoi.

Avis et accès

  • Améliorez la connectivité des actionnaires en se concentrant sur des niveaux de stratification favorables pour les envois d’Avis et d’accès.
  • Examinez les coûts associés au processus pour vérifier que les services sont nécessaires et rentables.
  • Offrez une compréhension complète des services auxiliaires d’Avis et d’accès et de ceux à accepter.
  • Démontrez que l’Avis et l’accès, bien que rentables, contrairement à l’impression et à l’envoi postal, sont plus coûteux que la livraison électronique volontaire.

Examen des fournisseurs

  • Identifiez les redondances de services et de frais entre l’agent de transfert et le réseau de distribution.
  • Vérifiez que les services reçus et payés sont conformes à vos objectifs en matière de sensibilisation des actionnaires.

Déclaration d’impact sur l’environnement

  • Identifiez les numéros actuels de livraison électronique et de vote en ligne. Promouvez l’initiative en créant un résumé d’appel à l’action dans la procuration.
  • Quantifiez l’impact fiscal et environnemental de la livraison électronique.
  • Incluez dans la procuration une déclaration préparée et personnalisée qui illustre les économies réalisées par vos investisseurs.
  • Formation à la création de messages qui informent les investisseurs des raisons impérieuses de choisir la livraison électronique.
  • Recommandez des stratégies pour inciter les investisseurs à se rendre sur votre site Web afin de s’inscrire facilement à la livraison électronique et de pouvoir voter en ligne.