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JAHRESVERSAMMLUNGS- UND VOLLMACHTSBERATUNG
Beratungsleistungen für Jahresversammlungen & Vollmachtserklärungen
Eine kostenlose Überprüfung der Jahreshauptversammlung und der Vollmachtserklärung kann Ihnen helfen festzustellen, ob die Prozesse Ihres Unternehmens so kostengünstig und effizient wie möglich sind. Wir von Toppan Merrill bieten Ihnen eine umfassende Überprüfung Ihres Prozesses an, um Ihnen dabei zu helfen, Strategien zur Verbesserung der allgemeinen Aktionärsbindung und zur Einhaltung des Budgets zu ermitteln.
Im Rahmen der Überprüfung werden wir uns Ihre Vergleichsgruppe ansehen, um uns über bewährte Praktiken auszutauschen, wie Sie Ihre Vollmachtserklärung zeitgemäßer und leichter lesbar gestalten können. Außerdem wird unser Expertenteam Vorschläge unterbreiten, wie die Kommunikation mit den Aktionären und die Reaktionsfähigkeit verbessert werden können.
Unsere Überprüfung konzentriert sich auf fünf Schlüsselbereiche, die jedes Jahr Auswirkungen auf die Emittenten haben
Projektmanagement und Optimierung von Zeitplänen
Überprüfung der Produktion und des Versands
Bekanntmachung und Zugangsbewertung
Bewertung der Anbieter
Bewertung der Umweltverträglichkeitserklärung
Mike Spelman
Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung in der Finanzdruckbranche und als anerkannter Vordenker im Bereich der Dienstleistungen und Lösungen für Jahresversammlungen, ist Mike Toppan Merrills Experte für Lösungen für Jahresversammlungen und effiziente Vollmachten, der sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen bei der Ermittlung von Einsparungen und der Verbesserung der Aktionärsanbindung zu unterstützen.
„Meine Rolle bei Toppan Merrill ermöglicht es mir, börsennotierte Unternehmen dabei zu unterstützen, Redundanzen bei Dienstleistungen zu beseitigen und fundierte Entscheidungen für eine effektive Aktionärskommunikation zu treffen. Unsere Hauptaufgabe besteht darin, die Auflagen zu erfüllen, Verbindungen herzustellen und zu kommunizieren sowie gleichzeitig die Budgets für Hauptversammlungen zu reduzieren.“
Projektmanagement und Zeitplan
- Proaktive Überprüfung von Unterlagen, Post und Besprechungsterminen. Legen Sie einen Zeitplan für den Versand von Druckexemplaren und der Bekanntmachung der Internetverfügbarkeit fest, der für Sie und nicht für Ihre Vertriebsstellen gilt.
- Pflegen Sie eine ständige Kommunikation mit Ihrem Transferagenten und den Vertriebsstellen. Bestätigen Sie ihnen, dass sie wissen, wann sie die Unterlagen für den Studienbeginn erhalten werden.
- Erstellen Sie einen Zeitplan für die Erstellung und den Versand der Formulare für die Bekanntmachung der Internetverfügbarkeit.
- Unterstützen Sie bei der Festlegung des optimalen Zeitplans für die Vertriebsmitarbeiter. Nicht umgekehrt.
- Bieten Sie die Möglichkeit, überschüssige Materialien zu reduzieren, indem Sie genaue Druckmengen zwischen Erfassungs- und Versanddatum mitteilen.
- Vermeiden Sie ineffiziente Arbeitsabläufe, die sich auf den Zeitplan und die Lieferfristen auswirken.
Produktion & Versand
- Kostenreduzierung durch Produktions- und Materialempfehlungen, die die Integrität Ihrer Dokumente nicht beeinträchtigen.
- Ermittlung kostengünstigerer und effizienterer Methoden für den Versand von vollständigen Formularen und von Formularen, die nur der Benachrichtigung dienen.
- Bereitstellung von bewährten Layout- und Formatierungsverfahren, die den Seitenumbruch oft um 10–15 % reduzieren.
- Ermittlung von Strategien zur Maximierung der Zustellbarkeit bei gleichzeitiger Minimierung der Portokosten.
- Bereitstellung von bewährten Praktiken zur Vermeidung von Überraschungen durch ein effektives Verständnis der Auswirkungen des aktuellen Projektumfangs auf die Produktions- und Versandkosten.
Kündigung & Zugang
- Verbessern Sie die Anbindung der Aktionäre, indem Sie sich auf günstige Schichtungsebenen für Kündigungs- und Zugangspost konzentrieren.
- Überprüfen Sie die prozessbedingten Kosten, um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen notwendig und kosteneffizient sind.
- Bieten Sie ein umfassendes Verständnis der Zusatzdienste von Kündigung & Zugang und der zu akzeptierenden Dienste an.
- Zeigen Sie, dass Kündigung und Zugang zwar kostengünstig sind, aber im Gegensatz zu Druck und Versand teurer als die freiwillige elektronische Zustellung.
Bewertung der Anbieter
- Ermittlung von Redundanzen bei Dienstleistungen und Gebühren, die bei der Transferstelle und dem Vertriebsnetz auftreten.
- Vergewissern Sie sich, dass die erhaltenen und bezahlten Dienstleistungen mit Ihren Zielen in der Aktionärsansprache übereinstimmen.
Umweltverträglichkeitserklärung
- Geben Sie die aktuellen Zahlen für die elektronische Zustellung und die Online-Abstimmung an. Werben Sie für die Initiative, indem Sie eine Zusammenfassung der Handlungsaufforderung in der Vollmacht erstellen.
- Quantifizierung der steuerlichen und ökologischen Auswirkungen der elektronischen Zustellung.
- Fügen Sie der Vollmacht eine vorbereitete, individuell angepasste Erklärung bei, die die Einsparungen für Ihre Investoren aufzeigt.
- Aufklärung über die zwingenden Gründe, die für eine elektronische Zustellung sprechen.
- Empfehlen Sie Strategien, um Anleger auf Ihre Webseite zu leiten, damit sie sich einfach für die elektronische Zustellung anmelden und online abstimmen können.
