HOME > DIVULGACIÓN NORMATIVA PARA CORPORACIONES > SOLUCIONES DE REUNIONES ANUALES Y DECLARACIÓN DE REPRESENTACIÓN > REUNIÓN ANUAL Y CONSULTORÍA DE REPRESENTACIÓN
REUNIÓN ANUAL Y CONSULTORÍA DE REPRESENTACIÓN
Servicios de consulta de declaración de representaciones y reunión anual
Una reunión anual gratuita y una revisión de la declaración de representación pueden ayudarle a determinar si los procesos de su empresa son lo más rentables y eficientes posible. En Toppan Merrill, ofrecemos una revisión integral de su proceso para ayudarle a identificar estrategias para mejorar la conectividad general de los accionistas y ajustarse al presupuesto.
Como parte de la revisión, nos fijaremos en su grupo afín para compartir las mejores prácticas, para que su declaración de representación sea más actual y fácil de leer. Además, nuestro equipo de expertos brindará sugerencias sobre mejoras en la comunicación y la capacidad de respuesta general de los accionistas.
Nuestra revisión se centra en cinco áreas clave que impactan a los emisores cada año
Gestión de proyectos y optimización de líneas de tiempo
Revisión de producción y envío por correo
Evaluación de aviso y acceso
Revisión de proveedores
Evaluación de la declaración de impacto ambiental
Mike Spelman
Con más de 40 años en la industria de la impresión financiera y como líder de opinión reconocido en servicios y soluciones para reuniones anuales, Mike es el experto en eficiencia de soluciones de reuniones anuales y representación de Toppan Merrill, y se especializa en ayudar a las empresas para que identifiquen ahorros y mejoren la conectividad de los accionistas.
«Mi función en Toppan Merrill me permite ayudar a las empresas que cotizan en bolsa a eliminar la redundancia en los servicios, así como a tomar decisiones acertadas respecto a la comunicación efectiva con los accionistas. Nuestra misión principal es cumplir, conectar y comunicar mientras reducimos sus presupuestos de AGM».
Gestión de proyectos y calendario
- Revise proactivamente las fechas de registro, correo y reuniones. Establezca un calendario para enviar copias impresas y el Aviso de disponibilidad de Internet que funcione para usted, no para sus agentes de distribución.
- Mantenga una comunicación constante con su agente de transferencia y agentes de distribución. Confirme su comprensión de cuándo recibirán los materiales relacionados con la graduación.
- Establezca un calendario para producir y enviar por correo los formularios de Aviso de disponibilidad de Internet.
- Ayude a determinar el calendario óptimo que deben seguir los agentes de distribución. No viceversa.
- Proporcione los medios para reducir los materiales excedentes, comunicando cantidades de impresión precisas entre las fechas de registro y envío por correo.
- Ayude a evitar ineficiencias en el flujo de trabajo que afectan a la línea de tiempo y los plazos de entrega.
Producción y envío por correo
- Reduzca costes a través de recomendaciones de producción y materiales que no comprometan la integridad de sus documentos.
- Identifique métodos más rentables y eficientes para enviar por correo formularios completos y de solo aviso.
- Proporcione las mejores prácticas de diseño y formato que a menudo reducen la paginación en un 10-15%.
- Identifique estrategias para maximizar la capacidad de entrega y minimizar los gastos de envío.
- Proporcione orientación sobre las mejores prácticas, respecto a cómo evitar sorpresas mediante la comprensión efectiva de cómo el ámbito actual del proyecto afecta los costes de producción y envío por correo.
Aviso y acceso
- Mejore la conectividad de los accionistas centrándose en niveles de estratificación favorables para el envío por correo de aviso y acceso.
- Revise los costes asociados al proceso para verificar que los servicios sean necesarios y rentables.
- Ofrezca una comprensión integral de los servicios auxiliares de aviso y acceso y cuáles aceptar.
- Demuestre que aviso y acceso, si bien es rentable, a diferencia de la impresión y el envío por correo, es más costoso que la entrega electrónica voluntaria.
Revisión de proveedores
- Identifique las redundancias en servicios y tarifas que se produzcan entre el agente de transferencia y la red de distribución.
- Asegúrese de que los servicios recibidos y pagados estén en línea con sus objetivos en relación con los accionistas.
Declaración de impacto ambiental
- Identifique los números actuales de entrega electrónica y votación en línea. Fomente la iniciativa creando un resumen de llamada a la acción en la representación.
- Cuantifique el impacto fiscal y ambiental de la entrega electrónica.
- Incluya una declaración preparada y personalizada que ilustre los ahorros para sus inversores en la representación.
- Educación sobre la creación de mensajes que informen a los inversores sobre las razones convincentes para elegir la entrega electrónica.
- Recomiende estrategias para llevar a los inversores a su sitio web, para facilitar la inscripción en la entrega electrónica y la posibilidad de votar en línea
